Paragraaf Bedrijfsvoering

Hybride werken
Thuiswerken:

• De faciliteiten zijn onveranderd gebleven (de bureaustoelen/schermen worden nog steeds uitgeleverd door het Serviceplein). De thuiswerkvergoeding loopt via Youforce. Deze afspraken zijn nu gestandaardiseerd en daarmee losgekoppeld van het project.

Kantoorconcept:

• De trouwzaal is als laatste ruimte in het stadhuis opnieuw heringericht en is een multifunctionele ruimte geworden. Hier kunnen nu ook interne bijeenkomsten voor medewerkers plaatsvinden.
• Als aanvulling op het kantoorconcept zijn in 2024 op een aantal van de verdiepingen in het stadhuis ‘aanlandplekken’ vervangen door tafels en stoelen met een comfortabele zit en een huiselijke uitstraling. Dit wordt in 2025 verder uitgerold.
• Een deel van de bureaus zijn in 2024 omgebouwd tot elektrische zit- sta bureaus. Deze wens is veelvuldig vanuit de organisatie als verzoek binnengekomen. Dit wordt in 2025 verder uitgerold.

Nieuwbouw Dagelijks Beheer (gemeentewerf)
Project is gepositioneerd bij Stedelijke ontwikkeling.

Huisvesting wijkaccommodaties
De toelichting op de huisvesting van wijkaccommodaties is opgenomen in 2.1.6.1 Leefbare wijken en dorpen .
 
Interne Dienstverlening
De doelstelling is de gehele interne dienstverlening naar een hoger niveau te brengen waarin:

• Beleving en klantgerichtheid hoog in het vaandel staat;
• De medewerkers moeten zich trots en veilig voelen in de werkomgeving;
• Medewerkers worden optimaal gefaciliteerd om de opgave van de stad vorm te geven.

Om dit te bereiken, is besloten om drie projecten te initiëren:
1. Serviceplein,
2. Pre- en onboarding en
3. Digitale werkplek.

1. Serviceplein
In 2023 zijn de voorbereidingen gestart tussen de teams HR, ICT en Facilitaire zaken (FZ), met als doel om 1 januari 2024 van start te gaan met het Serviceplein: één centrale plek waar medewerkers met alle vragen terecht kunnen. Het jaar 2024 is als pilot gebruikt, waarbij in Q4 2024 de evaluatie heeft plaatsgevonden, met de volgende bevindingen op hoofdlijnen:

• Over het algemeen zijn medewerkers tevreden met de service. Ze vinden het fijn dat er één centrale plek is waar zij met hun vragen naar toe kunnen. Ze worden klantvriendelijk geholpen en hoeven ook geen afspraak meer te maken wat ook als prettig wordt ervaren.
• De projectgroep heeft ook een evaluatie waarin de samenwerking tussen de drie disciplines in de basis goed gaan. Met name vindt er veel samenwerking plaats als het gaat om nieuwe en vertrekkende medewerkers tussen ICT, FZ en HR. We hebben steeds minder ad hoc werkzaamheden omtrent dit proces.
• HR verkent hoe zij de dienstverlening naar de organisatie willen aanbieden en hoe het Serviceplein hierbij een versterking kan zijn. Dit komt mede doordat zij het jaar 2024 nog niet op volledige sterkte waren. Dit heeft als gevolg dat de medewerkers nog niet voor alle HR vragen bij het Serviceplein komen. In 2025 wordt dit verder uitgewerkt.

2. Pre- en onboarding
In 2023 is begonnen met de voorbereiding van een onboardingsprogramma voor nieuwe medewerkers. Het doel was om een duidelijk en uniform beleid te creëren. Het programma, dat in 2024 van start ging, duurde drie maanden en omvatte diverse activiteiten en trainingen.
Feedback van nieuwe medewerkers in 2024 wees uit dat zij zich welkom voelden en de trainingen nuttig vonden. Echter, velen voelden zich nog steeds onzeker in de eerste periode en hadden moeite om de organisatie buiten hun eigen eenheid te begrijpen. Bovendien werden workshops in de tweede en derde maand vaak geannuleerd vanwege overlappende afspraken.
In reactie hierop heeft de projectgroep Strategie in Q4 2024 een nieuwe koers voor de onboarding bedacht. Vanaf april 2025 start het eerste deel van het nieuwe programma, met een volledige implementatie verwacht op 1 juli 2025. Het nieuwe programma legt de nadruk op organisatie, cultuur, normen en waarden, terwijl praktische zaken via een onboarding-app worden aangeboden.

3. Digitale werkplek
Het doel van een digitale werkplek is het realiseren van een startpagina, zodat de medewerker overal kan beschikken over hun eigen data; op kantoor, onderweg en thuis. Door één plek waar alles op te zien is, maakt het werken makkelijker, efficiënter en zal de productiviteit verhogen, maar ook de werkbeleving positief versterken. Het streven was om in september 2024 live te gaan. Dit streven is niet behaald omdat de beveiligingsschil, die ervoor zorgt dat bepaalde medewerkers alleen toegang krijgen tot de programma's en rechten die ze nodig hebben voor hun werkzaamheden, niet goed zou werken als we op deze manier doorgingen. We zijn inmiddels aan het testen in de digitale werkplek. Eind maart van 2025 zal de digitale werkplek worden uitgerold voor de gehele organisatie.