3.5.9 Rechtmatigheidsverantwoording
Rapportering in paragraaf bedrijfsvoering
Zoals in het controleprotocol is opgenomen, wordt in de paragraaf bedrijfsvoering een overzicht opgenomen van de geconstateerde fouten boven de (individuele) rapporteringsgrens van 150.000 euro. Daarnaast wordt opgenomen welke maatregelen er genomen worden om deze fouten in de toekomst te voorkomen.
In onderstaande tabel is een cumulatief overzicht opgenomen van geconstateerde rechtmatigheidsfouten over 2024.
Monitor Rechtmatigheidsverantwoording | Afwijking | Totaal |
---|---|---|
A. Begrotingscriterium |
| |
1 Overschrijding exploitatiebudgetten hoofdtaakveld begroot versus werkelijk | 388 | |
2 Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten) | 74 | |
3 Niet geautoriseerde reserve mutaties | 0 | |
Subtotaal A. Begrotingsonrechtmatigheden (bruto) |
| 462 |
B. Voorwaardencriterium |
| |
1 Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed | 5.310 | |
C. Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium | 0 | |
Totaal rechtmatigheidsfouten = A+B+C | 5.772 | |
Verantwoordingsgrens |
| |
Verantwoordingsgrens vastgesteld door de raad (%) | 2% | |
Totaal lasten inclusief toevoegingen aan de reserves | 389.655 | |
Verantwoordingsgrens (maximaal toelaatbare foutenmarge) | 7.793 |
Bedragen x 1.000 euro
A. Begrotingscriterium
Overzicht van de lasten van de hoofdtaakvelden
Lasten van de hoofdtaakvelden | Begroting | Werkelijk | Verschil | V/N |
---|---|---|---|---|
na wijziging 2024 | 2024 | 2024 | ||
0 Bestuur en ondersteuning | 70.400 | 69.228 | -1.172 | V |
1 Veiligheid | 10.087 | 8.783 | -1.304 | V |
2 Verkeer en vervoer | 15.929 | 15.015 | -914 | V |
3 Economie | 8.719 | 6.375 | -2.344 | V |
4 Onderwijs | 14.106 | 13.276 | -830 | V |
5 Sport, cultuur en recreatie | 20.382 | 20.770 | 388 | N |
6 Sociaal domein | 196.256 | 195.462 | -794 | V |
7 Volksgezondheid en milieu | 29.902 | 28.101 | -1.801 | V |
8 Volkshuisvesting-ro-stedelijke vernieuw | 27.645 | 12.136 | -15.509 | V |
Totaal lasten | 393.427 | 369.147 | -24.280 | V |
Bedragen x 1.000 euro |
In het overzicht van de hoofdtaakvelden is af te lezen dat uitsluitende hoofdtaakveld 5 Sport, cultuur en recreatie laat een overschrijding laat zien. Hierdoor is er een fout voor de begrotingsrechtmatigheid ontstaan van 388.000 euro. Dit saldo is ontstaan door hogere lasten voor jongerencultuur en cultuureducatie.
Maatregel ter voorkoming:
In de slotrapportage een doorrekening maken van de kosten voor jongerencultuur en cultuureducatie.
Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten)
De investeringskredieten zijn beoordeeld op overschrijdingen van het vastgestelde krediet per einde 2024. Daaruit blijkt dat er een cumulatief bedrag van 74.000 euro is overschreden waardoor er een begrotingsrechtmatigheidsfout is ontstaan.
Maatregel ter voorkoming:
In de slotrapportage een doorrekening maken van de overschrijdingen.
- Voorwaardecriterium
De fout van 5,310 miljoen euro bestaat uit de volgende fouten:
- Inhuur onrechtmatige inkoop 1,047 miljoen euro
- ICT onrechtmatige inkoop 2,479 miljoen euro
- Overige inkoop 1,784 miljoen euro
In onderstaand overzicht is opgenomen welke maatregelen door de verbijzonderde interne controle worden voorgesteld om deze fouten in de toekomst te voorkomen.
- Zorg voor een adequate dossiervorming in het zaaksysteem van de inkooptrajecten (inclusief contract/ verlenging);
- Het invoeren van een InkoopStartFormulier (o.a met de geschatte opdrachtwaarde) en het opnemen van een gedocumenteerde raming van de inkoopwaarde met een koppeling aan het passende inkooptraject;
- Zorg voor vermelding van een UIT-nummer bij de betalingen en controleer of de juiste UIT-nummers worden gebruikt (zonder juist UIT-nummer geen betaling van facturen);
- Werken met een verplichtingenadministratie;
- Meer aandacht voor contractmanagement waaronder ook beheer uitnutting van raamcontracten;
- Meer aandacht vragen voor inkopen conform het inkoopbeleid van de gemeente Almelo (richtlijnen voor enkelvoudig en meervoudig onderhandse inkoop);
- Duidelijke omschrijving van de betaling, geen combinatie omschrijvingen (bijvoorbeeld onderhoud sportpark, & maaiwerkzaamheden);
- Het verankeren van de rol van de inkoopadviseurs binnen het inkoopproces;
- Samenvoegen van vergelijkbare inkoop onder raamcontracten
- Meer aandacht voor contractbeheer met aandacht voor o.a. looptijd en inzet verlengingsopties
Bovenstaande maatregelen worden door het college opgepakt in samenhang met de ontwikkelingen vanuit het nieuwe financiële systeem, teneinde de onrechtmatigheid komende jaren te verkleinen.
- Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium
Inzake het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd.