Paragraaf Wet open overheid

Over 2022 en 2023 is verantwoording afgelegd via de paragraaf Woo die in het wetsartikel 3.5 openbaarheidsparagraaf heet. Vanuit het ‘Woo Meerjarenplan (VNG 22 april 2022) is de Woo opgezet in 4 onderdelen:

• Openbaar maken uit eigen beweging (actief openbaar maken)
• Openbaar maken op verzoek (passief openbaar maken)
• Informatiehuishouding op orde
• Organisatorische eisen

Actief Openbaar Maken (OAM), openbaar maken uit eigen bewegin g
De verplichting tot actieve openbaarmaking uit eigen beweging (AOM) wordt voor de 17 informatiecategorieën via vier tranches ingevoerd, na een gezamenlijke inspanning van overheden en bestuursorganen om de definities, van de documenten die actief openbaar moeten worden gemaakt, vast te stellen. De gemeente Almelo heeft hieraan een substantiële bijdrage geleverd. Alle werkdefinities zijn vastgesteld door de stuurgroep PLOOI, waarvan de laatste twee op 4 juli 2024.
Vanaf 1 november 2024 is tranche 1 in werking getreden (stb-2024-280). Het gaat om vijf categorieën, waarvan er vier van toepassing zijn op gemeenten en drie al openbaar waren op grond van andere wet- en regelgeving.
Categorieën die al openbaar waren:
Wetten en algemeen verbindende voorschriften (art. 3.3, lid 1, onderdeel a);
Overige besluiten van algemene strekking (art. 3.3, lid 1, onderdeel b);
Vergaderstukken Staten-Generaal (art. 3.3, lid 2, onderdeel b) (geldt voor het Rijk).

Categorieën die via het Register van Overheidsorganisaties actief openbaar worden gemaakt:
Informatie over organisatie en werkwijze (art. 3.3, lid 1, onderdeel d);
Bereikbaarheidsgegevens (art. 3.3, lid 1, onderdeel e).

De categorieën Organisatie en werkwijze en Bereikbaarheidsgegevens worden ontsloten via het Register van Overheidsorganisaties (ROO). De gemeente Almelo hoefde geen eigen publicatieplatform in te richten voor deze specifieke informatiecategorieën. Het ROO bevat de namen, adressen en andere contactgegevens van Nederlandse overheidsorganisaties. De gegevens zijn ingevuld door Woo-redacteur vanuit de gemeente Almelo en de VNG.
Verder is er door het Rijk een indicatieve verdeling in tranches en planning, per informatiecategorie (art. 3.3 Woo). Er is nog geen indicatieve planning voor wanneer de tranches in werking zullen treden voor de overige bestuursorganen, zoals gemeenten. Voor de actieve openbaarmaking van informatie uit de tweede tot en met de vierde tranche geldt dat pas later bekend wordt wanneer tot verplichting kan worden overgegaan voor alle bestuursorganen. Dit heeft te maken met technische voorbereidingen die getroffen moeten worden. Wel kan hieruit worden opgemaakt in welke volgorde de tranches zullen gaan gelden.

Indicatieve verdeling in tranches en planning, per informatiecategorie (art. 3.3 Woo) voor het Rijk

Passief Openbaar Maken (POM), openbaar maken op verzoek
Hoewel de verplichting tot openbaarmaking van informatieverzoeken met bijbehorende besluiten en documenten in werking treedt in de tweede tranche, zijn deze al vanaf medio 2022 beschikbaar op de website van de gemeente. Via de homepage is onder het kopje ‘Onderwerpen’ de knop ‘Informatieverzoek (Woo)’ te vinden, waarmee direct naar informatie gezocht kan worden. Hier zijn de reeds openbaar gemaakte Woo-besluiten en documenten te raadplegen, mogelijk later via een ander definitief publicatieplatform. Daarnaast bevat de pagina meerdere links naar relevante websites van diverse overheidsinstellingen waar de gewenste informatie wellicht ook te vinden is. Indien dit niet lukt, is het mogelijk om telefonisch contact op te nemen met de Woo-contactpersoon. Mocht de informatie nog niet openbaar zijn, dan kan via de knop ‘doe een informatieverzoek’ een informatieverzoek worden ingediend.

De behandeling van Woo-verzoeken is afgelopen jaar opnieuw beschreven in een procesbeschrijving. Dit is gebeurd door middel van hulp van de procesmanager. De beschrijving is te vinden in Mavim (Mavim is een applicatie is voor het beschrijven en modelleren van bedrijfsprocessen) en wordt elk halfjaar geëvalueerd.

Uit het overzicht blijkt dat het aantal ontvangen Woo-verzoeken hoger was dan verwacht. Waar vooraf werd geraamd op 40 verzoeken, kwamen er in werkelijkheid 57 binnen, waarvan er 31 zijn afgerond in 2024. Binnen de gemeente Almelo hebben een aantal bestuurlijk gevoelige onderwerpen de revue gepasseerd, wat heeft bijgedragen aan het hogere aantal ingediende Woo-verzoeken. Dit hogere aantal lijkt echter incidenteel en zal naar verwachting geen invloed hebben op het aantal verzoeken in 2025.

Afhandeling binnen de wettelijke termijn kan zijn, binnen 4 weken, binnen 6 weken vanwege uitstel, of de termijn die is afgesproken met de Woo-verzoeker.
Vastgesteld is dat van de 57 verzoeken 37% binnen 6 weken is afgehandeld en van de 31 behandelde verzoeken zijn er 68% binnen 6 weken behandeld. Het contact opnemen met de verzoeker is essentieel vanwege de menselijke maat en met 18-32% van de verzoekers is contact opgenomen. In de kolommen na de gemeente, staan de landelijke streefpercentages na jaren van inwerkingtreding.

Informatiehuishouding Op Orde
Voor het onderdeel 'Informatiehuishouding op orde' is tijdens de opstelling van de openbaarheidsparagraaf onderzocht welke criteria uit het 'Woo-Meerjarenplan (VNG 22 april 2022)' relevant zijn. Deze criteria zijn opgenomen in het onderstaande overzicht. In de kolom 'Gemeente Almelo' staat vermeld of de uitvoering gepland is, wordt uitgevoerd of is afgerond. De realisatie kan enkele jaren duren. Het op orde brengen van de informatiehuishouding is geen onderdeel van het project Woo binnen de gemeente Almelo, al zorgen onderdelen van her project Woo er wel voor dat de informatiehuishouding verbetert.

De Organisatorische Eisen
Het ‘Woo Meerjarenplan’ monitort ook via de prestatie indicatoren in het overzicht ‘De organisatorische eisen’. De percentages in de overzichten geven ook de landelijke verwachting weer van alle gemeenten op die onderdelen.
In Almelo is er aansluiting op de Woo-index en ORI.
Platform ORI: Open raadsinformatie. ORI haalt bij aangesloten gemeenten automatisch de raadsinformatie op uit bestaande vergadersoftware (raadsinformatiesystemen) en publiceert de documenten op een gestandaardiseerde manier.
Of dat technisch aan de laatste eisen voldoet dat vraagt ook capaciteit in Almelo evenals de eisen die aan alle documenten worden gesteld. Het bestaande platform iBabs wordt hier voorlopig voor gebruikt. Of dat ook voor beschikkingen wordt ingezet is nog een afweging die moet worden gemaakt, onderzocht of een ander nog te selecteren platform hiervoor geschikt is. De Woo-index wordt landelijk voorzien van vindsoftware die alle digitale documenten kan doorzoeken die zijn aangesloten. Alleen met de juiste aansluiting en status van openbaar gemaakte documenten werkt dat goed.